Итоговые значения текущих данных отображаются в области данных. Например, сводная таблица может содержать кнопку поля столбца, имеющую название «Месяц» и отображающую элементы поля в виде столбцов «Март», «Апрель» и «Май»; кнопку поля строки, имеющую название «Регион» и отображающую элементы поля в виде строк «Северный», «Южный», «Восточный» и «Западный»; а также поле данных, имеющее название «Общий доход» и отображающее итоговые данные. Значение, являющееся пересечением столбца «Май» и строки «Северный», будет итоговым доходом по элементам полей «Май» и «Северный».
Для подведения итогов значений области данных в сводной таблице используется итоговая функция. Для обработки числовых данных применяется итоговая функция Сумма, а для текстовых данных — итоговая функция Кол-во значений. Кроме того, для анализа данных можно воспользоваться и другими итоговыми функциями (например, Среднее, Максимум, Минимум или Несмещенное отклонение).
Для расчета значений относительно других элементов поля или ячеек области данных можно использовать дополнительные вычисления. Например, можно отобразить значения в процентах от итога строки сводной таблицы.
Чтобы воспользоваться формулой, использующей данные сводной таблицы или других листов, необходимо создать вычисляемое поле или вычисляемый элемент поля. Для создания вычисляемого поля в сводной таблице:
1. Выделите ячейку в сводной таблице.
2. Выберите команду Формулы (меню Сводная таблица в панели инструментов Сводные таблицы), а затем — команду Вычисляемое поле.
3. Введите имя вычисляемого поля в поле Имя.
4. Введите формулу в поле Формула. При создании формулы для вычисляемого поля и вычисляемого элемента можно применять операторы и выражения так же, как в формуле листа. В формуле можно использовать константы и ссылки на данные сводной таблицы, но нельзя использовать ссылки на ячейки или имена ячеек. Чтобы использовать в формуле данные поля, выберите поле в списке Поля, а затем нажмите кнопку Добавить поле.
5. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку OK.
6. Расположите вычисляемое поле в сводной таблице.
Для использования данных сводной таблицы в формуле, размещенной вне сводной таблицы, необходимо воспользоваться функцией ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.
Печать
Задание на листе области печати осуществляется в режиме разметки страницы (меню Вид). В этом режиме можно увидеть на листе расположение разрывов страниц, а также печатаемую и не печатаемую части листа. Печатаемые ячейки выделены белым цветом, и те части листа, которые не будут выведены на печать, изображаются серым цветом. Перемещая разрывы страниц, можно изменить расположение данных на странице.
Для задания на листе области печати выберите нужную область, щелкните правой кнопкой мыши одну из выделенных ячеек и в контекстном меню выберите Задать.
Для добавления ячеек в область печати выделите нужные ячейки, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Добавить к области печати.
Для исключения ячеек из области печати выделите нужные ячейки, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Исключить из области печати.
Управление внешним видом или макетом выводимого на печать листа выполняется с помощью задания параметров в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл):
- Вкладка Страница.
- Группа Ориентация. Выберите Книжная или Альбомная.
- Группа Масштаб. Для уменьшения или увеличения листа до размеров страницы в поле Установить введите коэффициент увеличения или уменьшения листа в процентах. Для печати листа на заданном числе страниц выберите Разместить не более чем на и введите число страниц, на которых должен уместиться распечатанный документ. При печати заданное число страниц не будет превышено. Если документ умещается на меньшем количестве страниц, он не будет увеличен, чтобы заполнить оставшиеся.
- В поле Размер бумаги выберите необходимый размер бумаги.
- В поле Номер первой страницы введите номер, который появится на первой странице листа. Значение Авто, введенное в это поле позволяет Microsoft Excel автоматически выполнить нумерацию страниц листа.
- Вкладка Поля.
- Введите необходимые значения в поля Верхнее, Нижнее, Левое и Правое. Эти значения должны быть больше минимальных значений полей отступа, поддерживаемых принтером.
- Группа Центрировать на странице. Для горизонтального центрирования данных листа на странице между левым и правым полями в установите флажок Горизонтальное. Для вертикального центрирования данных листа на странице между верхним и нижним полями установите флажок Вертикальное.
- Вкладка Колонтитул.
- Для задания встроенного верхнего или нижнего колонтитула в поле Верхний колонтитул или Нижний колонтитул выберите нужный верхний или нижний колонтитул
- Вкладка Лист.
- Для печати подписей столбцов на каждой странице, в поле Сквозные строки введите строки, содержащие подписи столбцов. Для печати подписей строк на каждой странице, в поле Сквозные столбцы введите столбцы, содержащие подписи строк.
- Группа Печать. Для печати заголовков столбцов и строк установите флажок Заголовки строк и столбцов. Для печати сетки установите флажок Сетка. Чтобы распечатать примечания в конце листа, выберите флажок В конце листа в поле Примечания. Чтобы распечатать примечания в том виде, в каком они отображаются на листе Excel, выберите флажок Как на листе в поле Примечания.
Предварительный просмотр
Чтобы просмотреть каждую страницу документа в том виде, в каком она будет напечатана, выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно увидеть колонтитулы и заголовки печати, то есть текст, изображаемый на каждой печатаемой странице. Размер полей и ширину столбцов листа можно изменить, перетаскивая маркеры изменения размера. Для изменения параметров страницы нажмите кнопку Страница.
Печать листа, выделенного диапазона или книги целиком
Для печати листа выберите пункт Печать в меню Файл. Если на листе задана область печати, будет распечатана только эта область. Если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе области печати будут игнорироваться. Выберите необходимый параметр в группе Вывести на печать.
5.12. Контрольные вопросы
- Как называется документ в Excel и из чего он состоит?
- Как добавить новый лист в книгу? Как переименовать лист?
- Что такое ячейка?
- Из чего состоит адрес ячейки?
- Что такое активная ячейка?
- Что такое абсолютная и относительная адресация?
- С какого символа начинают ввод формулы в ячейку?
- Что такое Мастер функций, как он работает?
- Как скопировать или переместить ячейку?
- Как отредактировать содержимое ячейки?
- Что такое автозаполнение и как оно выполняется?
- Как удалить (вставить) строку (столбец)?
- Что такое автосуммирование?
- Как выполнить сортировку по нескольким столбцам?
- Что такое Мастер диаграмм? Как вставить диаграмму в документ Excel?
- Как изменить параметры диаграммы?
- Какие Вы знаете виды диаграмм?
- Что такое фильтр? Какие виды фильтров Вы знаете?
- Какие правила выполнения Расширенного фильтра?
- Что такое сводная таблица?
- С помощью какого пункта меню формируется сводная таблица?
- Какие надо соблюдать правила при создании сводной таблицы?
- Каким образом можно изменять состав сводной таблицы?
Библиографический список
1. Microsoft Excel 97. Руководство пользователя.
2. Персен Р. Microsoft Excel 97 в подлиннике: В 2 т. - СПб: BHV-Санкт-Петербург, 1997.- 640 с.
3. Информационные технологии бухгалтерского учета / Под ред. О.П.Ильина. – СПб.:Питер, 2001. – 688 с.
4.Смышляев А.Г., Солопов Ю.И., Ушакова Н.Н. Информатика. Часть I. Методические указания. – Белгород: Изд-во БИИММАП, 2001. – 83 с.
5. Волков Ю.И. Microsoft Office 2000 Professional. Шесть книг в одной. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2001. – 944 с.
6. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа: Excel 2002; перев. с англ. — СПб.: Питер, 2002, 992 с.
Лабораторная работа №2( Часть 1)