Управление архивным отделом и его функции
Лекции.ИНФО


Управление архивным отделом и его функции



Под управлением архивным отделом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивным отделом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, основных правил работы государственных архивов с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов [13].

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются Положение об архивном отделе[14], штатное расписание архивного отдела, смета расходов, должностные инструкции работников.

Положение об архивном отделе разрабатывается на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования)[15], утвержденногоприказомРосархиваот2октября1997г. В Положении определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Положение архивного отдела администрации Невьянского городского округа утверждается распоряжением Главы Невьянского городского округа (Приложение 1).

Должностные инструкции составляются на всех работников архивного отдела согласно штатному расписанию и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются заведующим архивным отделом на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и Положения об архивном отделе администрации Невьянского городского округа. Должностные инструкции утверждаются заведующим архивным отделом

Согласно Положению[16] архивный отдел выполняет следующие функции:

1.Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Управление архивами Свердловской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2. Разрабатывает и, по согласованию с Управлением архивами Свердловской области, представляет на утверждение администрации городского округа списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

Постановлением Правительства Свердловской области [17] рекомендовано выделить штатные единицы и помещения для хранения и организации использования документов по личному составу ликвидирующихся учреждений, предприятий и организаций, расположенных на территории муниципальных образований Свердловской области.

3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности в архивном отделе проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц - собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда[18].

4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в ней информации.

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа имеются архивные описи, списки фондов, каталоги: тематический, административно-территориальный, вспомогательная картотека. Но специальных справочно-информационных изданий по фондам архивного отдела администрации Невьянского городского округа не составлялось.

5. Информирует Думу Невьянского городского округа, администрацию, иные учреждения городского округа о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет запросы на документную информацию.

6. Использует документы в социально- экономических и культурно- просветительских целях на выставках, радио, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архивного отдела Думе Невьянского городского округа, администрации, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования архивного отдела, а также на основании соглашения (договора) между Управлением архивами Свердловской области и администрацией Невьянского городского округа – за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории городского округа; ведет в установленном порядке государственный учёт документов Архивного фонда Свердловской области, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других государственных организациях, находящихся на территории Невьянского городского округа;

8. Информирует администрацию городского округа, Управление архивами Свердловской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона «Об архивном деле в Свердловской области»[19];

9 . Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;

10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования.

11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел.

12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между Управлением архивами Свердловской области и администрацией городского округа;

14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

15. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа ведется учетная база данных «Архивный фонд». Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационных данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата.

Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного Администрацией и согласованного с Управлением архивами Свердловской области.

 









Читайте также:

  1. D. Правоспособность иностранцев. - Ограничения в отношении землевладения. - Двоякий смысл своего и чужого в немецкой терминологии. - Приобретение прав гражданства русскими подданными в Финляндии
  2. I. Наименование создаваемого общества с ограниченной ответственностью и его последующая защита
  3. I. Ультразвук. Его виды. Источники ультразвука.
  4. I. Характер отбора, лежавшего в основе дивергенции
  5. II. Вычленение первого и последнего звука из слова
  6. II. Однородные члены предложения могут отделяться от обобщающего слова знаком тире (вместо обычного в таком случае двоеточия), если они выполняют функцию приложения со значением уточнения.
  7. II. ПОЛИТИЧЕСКАЯ МЫСЛЬ ДРЕВНЕГО ЕГИПТА (по источнику «ПОУЧЕНИЕ ГЕРАКЛЕОПОЛЬСКОГО ЦАРЯ СВОЕМУ СЫНУ МЕРИКАРА»
  8. II.1. Общая характеристика отклоняющегося поведения несовершеннолетних.
  9. III. Вегетативные функции НС.
  10. III. Предмет, метод и функции философии.
  11. III. Проверка полномочий лица, подписывающего договор
  12. III. Регламент переговоров и действий машиниста и помощника машиниста в пути следования


Последнее изменение этой страницы: 2016-03-17; Просмотров: 146;


lektsia.info 2017 год. Все права принадлежат их авторам! Главная