Структура разбиения (декомпозиции) работ— иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ.
СРР является базовым средством для создания системы управления проектом, так как позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения.
СРР позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описаний работ.
С другой стороны, СРР является удобным средством управления для проект-менеджера, так как позволяет:
· определить работы, пакеты работ, обеспечивающие достижение подцелей (частных целей) проекта;
· проверить, все ли цели будут достигнуты в результате реализации проекта;
· создать удобную, соответствующую целям проекта структуру отчетности;
· определить на соответствующем уровне детализации плана вехи (ключевые результаты), которые должны стать контрольными точками по проекту;
· распределить ответственность за достижение целей проекта между его исполнителями и тем самым гарантировать, что все работы по проекту имеют ответственных и не выпадут из поля зрения;
· обеспечить членам команды понимание общих целей и задач по проекту.
Пакеты работ обычно соответствуют самому нижнему уровню детализации СРР и состоят из детальных работ. Последние при необходимости могут подразделяться на шаги. Ни детальные работы, ни, тем более шаги, не могут быть элементами СРР.
Разработка СРР проводится либо сверху вниз, либо снизу вверх, либо используются одновременно оба подхода. Применяемый для этой цели итерационный процесс может включать в себя различные подходы к выявлению информации. Например, используется методика «мозгового штурма», осуществляемого как в рамках команды проекта, так и с привлечением представителей других участников проекта. В результате построения СРР должны быть учтены все цели проекта и созданы все необходимые предпосылки для его успешной реализации.
Уровень детализации СРР зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды проекта, применяемой системы управления, принципов распределения ответственности в команде проекта, существующей системы документооборота и отчетности и т. д. В процессе создания СРР могут использоваться детальные технические спецификации или только функциональные спецификации с требованиями к работам в самом общем виде.
Иерархическая структура проекта, создаваемая на основе СРР, позволяет применять процедуры сбора и обработки информации о ходе выполнения работ по проекту в соответствии с уровнями управления, пакетами работ, вехами и т. д., обобщать информацию по графикам работ, затратам, ресурсам и срокам.
Система управления проектом должна включать в себя возможность представления информации по плановым и фактическим данным проекта в соответствии со структурой СРР, кроме, разумеется, типовых макетов, построенных на основе фильтров по показателям проекта (срокам, ресурсам, ответственным и т. д.).
Основанием декомпозиции СРР могут служить:
· компоненты товара (объекта, услуги, направления деятельности), получаемого в результате реализации проекта;
· процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект;
· этапы жизненного цикла проекта, основные фазы;
· подразделения организационной структуры;
· географическое размещение для пространственно распределенных проектов.
На практике используются комбинированные структуры СРР, построенные с использованием нескольких оснований декомпозиции.
В состав работ СРР входят все работы проекта (детальные работы и шаги учитываются в рамках пакетов работ). Анализ на полноту СРР является одним из самых важных этапов построения этой системообразующей структуры проекта. Поэтому, если в проекте имеются работы, контролируемые не только руководителем проекта, но и заказчиком, эти работы следует включить в состав работ СРР, тем самым обеспечивая полноту этой структуры. При этом внешние пакеты работ учитываются в СРР на соответствующем уровне с разделением на внешние и внутренние работы либо с разделением на внешние и внутренние организационные подразделения.
Правила, основные этапы построения и возможности использования СРР следующие:
· на основе информации о плане мероприятий проводится последовательная декомпозиция (разбиение, деление на категории, классификация) по заданным основаниям (признакам, критериям) работ проекта. Этот процесс продолжается до тех пор, пока все значимые (важные, ключевые) работы, пакеты работ или любые части проекта не будут выделены и идентифицированы в такой степени и таким образом, чтобы они могли планироваться, для них можно было определять бюджет и составлять расписание, выполнять функции мониторинга и контроля;
· для наглядности и простоты автоматизации использования СРР каждому элементу декомпозиции присваивается уникальный идентификатор, соответствующий уровню и, например, порядковому номеру на уровне с использованием разделителей типа табуляции, знаков препинания и т. д.
Названия элементов на каждом уровне отражают критерии разбиения работ. Например, на нижних уровнях — действия, связанные с производством конечного продукта этого уровня. При использовании функционального критерия разбиения работ элементы ветви, связанной с разработкой, могут иметь в названии метку «разработка», а элементы ветви, связанной с производством, — метку «производство». На уровнях, отображающих деятельность, связанную с конечными продуктами, название отражает вид действия. Пример смешанного подхода продемонстрирован на рис. 1.
Возможные ошибки структуризации проекта:
· пропуск стадии структуризации проекта и переход непосредственно к поиску и решению текущих, оперативных проблем проекта;
· использование при структуризации только функций, фаз или организационных подразделений вместо конечных продуктов или используемых ресурсов;
· непонимание того, что СРР должна охватывать весь проект (обычно — недостаточное внимание начальной и конечной фаз проекта, работ функциональных, обеспечивающих подразделений);
· повторение элементов структуры;
· отсутствие интеграции структуры проекта с системой ведения бухгалтерских счетов в компании и с системой подготовки проектно-сметной документации (гл. 9);
· излишняя или недостаточная детализация;
· невозможность компьютерной обработки результатов структуризации — планов проекта из-за ошибок формального характера (каждый уровень или элемент плана должен быть определенным образом закодирован);
· неучет «неосязаемых» конечных продуктов, таких как услуги;
· информационное или программное обеспечение.
Структура разбиения работ (СРР) служит основой для понимания членами команды состава и зависимостей работ по проекту. Однако весь проект и любая его часть может быть выполнена только в процессе согласованной, скоординированной деятельности участников проекта.
Структурная схема организации (ССО, OBS) и матрица ответственности являются двумя инструментами, призванными помогать проект-менеджеру в создании команды, отвечающей целям и задачам проекта. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СРР. Целью ССО является определение состава и распределение обязанностей исполнителей для работ, входящих в СРР. Использование этих структур в процессе построения матрицы ответственности можно видеть на рис. 2. Состав и порядок реализации работ во многом определяют форму организационной структуры, создаваемой для достижения целей проекта.
Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Она представляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении.
Матрица содержит список пакетов работ СРР по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ, — по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности (из заранее определенного списка) и(или) стоимость работ.
Количество видов ответственности может быть различным в зависимости от специфики проекта и его организации, но в любом случае рекомендуется ограничиться небольшим набором легких для описания и понимания видов участия в выполнении работ. Например, наиболее важную роль в выполнении любой детальной работы играет непосредственно ответственный за ее выполнение, но в матрице должны быть отображены и те люди или организации, которые обеспечивают поддержку работ непосредственного исполнителя, а также те, кто будет осуществлять оценку и приемку работ.
В табл. 1 показан пример матрицы ответственности. Роли в примере указывают вид участия подразделения в работе: О — ответственный исполнитель, И — исполнитель, П — приемка работ, К — консультации.
Таблица 1– Матрица ответственности
| Задачи | Исполнители | |||
| Менеджер проекта | Администратор проекта | Планово- финансовый отдел | Отдел сбыта | |
| Согласование целей | О | К | ||
| План по вехам | О | И | ||
| Бюджет проекта | О | И | К | К |
| План проекта | П | О | К | |
| Утверждение плана | О | К |
Матрица может также отображать виды ответственности конкретных руководителей за те или иные работы. Кроме того, в матрице могут быть отображены роли людей, не задействованных непосредственно в проекте, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.
Тщательно подготовленная и продуманная матрица является тем инструментом, который обеспечивает успешную поддержку проекта как в рамках команды проекта, так и внешними организациями.
Назначение ответственных происходит на этапе планирования, так как необходимо иметь точное представление не только о затратах, но и об имеющихся доступных ресурсах до того, когда план начнет выполняться. После того как все ресурсы будут определены, необходимо выяснить, каким образом их можно получить, в особенности это касается трудовых ресурсов с требуемой квалификацией. Исполнители конкретных работ по проекту должны быть доставлены в нужное место и в определенное время и иметь при этом все необходимое для их выполнения.
Назначение проводится поэтапно от рабочей группы к команде проекта. Рабочая (инициативная) группа служит ядром будущей команды проекта, которая и доведет его до успешного окончания.
Состав рабочей группы определяется целями и задачами проекта и, как правило, включает менеджеров (управляющих), участников проекта, имеющих существенное влияние или интерес и основной персонал. Рабочая группа участвует в инициации и планировании проекта. На этой фазе невозможно определиться с ресурсами, так как есть только наиболее общая информация, а вся необходимая может быть получена только из детальных работ и СРР. Окончательное назначение исполнителей и распределение их прав и обязанностей происходит лишь тогда, когда проект реализуется, а его план разработан и утвержден.
Для назначения ответственных надо знать семь типов ресурсов, которые они могут использовать:
· трудовые ресурсы,
· деньги,
· оборудование,
· техническая оснастка,
· материалы и поставщики,
· информация и технологии.
Хотя на практике далеко не всегда у исполнителей есть все необходимые рычаги для управления, а также для использования выделенных им ресурсов. Тем не менее, знание этих ресурсов позволяет описать весь проект и решить вопрос о назначении ответственных, так как каждая из выполняемых работ должна быть «укомплектована» всем необходимым. Для этого надо получить ответ на два вопроса:
· какие трудовые ресурсы, материалы, оборудование и другие ресурсы необходимы для того, чтобы выполнить каждую работу проекта? Используя СРР, график выполнения работ, можно получить список требований по всем необходимым ресурсам.
· что из этого списка уже имеется? Только после удовлетворения этих потребностей можно окончательно решить вопрос о назначении ответственных и требовать от них надлежащего исполнения своих функций и заданий в полном объеме.
Структура статей затратявляется дополнительным средством планирования работ проекта. Основное отличие статей затрат от бухгалтерских счетов заключается в том, что по статьям классифицируется и собирается информация, вообще говоря, не подтвержденная к моменту сбора документально управленческая информация (нет документов, подтверждающих факт затрат, но есть предварительная информация о выполненных работах, использованных ресурсах и т. д.); эта информация нужна и может использоваться только для принятия управленческих решений. Необходимые документы появятся только к определенным требованиями бухгалтерского учета календарным датам, а не к текущим датам проекта.
Статьи затратпредставляют собой инструмент управления, применяемый для сбора информации о фактических затратах выполненных работ и сравнения с их плановыми затратами. Кроме того, статьи затрат используются при планировании и контроле времени и стоимости, так как содержат и аккумулируют информацию о работах, назначенных организационным подразделениям в соответствии с СРР. На рис 4 представлен пример определения статей затрат по пакетам работ, за выполнение которых отвечают конкретные подразделения в соответствии с СРР.
17. Моно-, мульти- и мегапроекты
Классификация проектов позволяет также выделить следующие их виды: мегапроект, мульти-проект и монопроект. Монопроект представляет собой отдельный проект различного масштаба, вида и типа. Мультипроект - комплексный, он включает в свой состав несколько монопроектов. И, наконец, мегапроект представляет собой целевую программу развития отраслей, регионов. В его состав входит несколько моно- и мультипроектов. Масштаб проектов Как вы видите, довольно объемна тема "Классификация проектов и их виды". Продолжая ее раскрытие, переходим к следующему основанию классификации. Можно выделить мегапроект и малый (мини-проект). Классификация в этом случае осуществляется по масштабу. Малый по объему невелик, по структуре прост, имеет небольшое число участников. Допускается при его разработке и реализации ряд упрощений: - одним лицом осуществляется координация работ; - члены команды управления данным проектом взаимозаменяемы; - максимально просты графики реализации; - каждый член команды знает свой объем работ и задачи; - проект реализует такой же состав исполнителей (команды), который и начинал над ним работу, осуществлял разработку, планирование, а затем проектирование. Особенности мегапроектов Мегапроекты представляют собой целевые программы. Они состоят из множества более мелких, которые взаимосвязаны и объединены некоторой общей целью, временем осуществления и ресурсами. Подобные целевые программы могут являться межрегиональными, региональными, межотраслевыми, отраслевыми, национальными и международными. Сотен миллионов долларов достигают их бюджеты, а порой и больше. Координируются и формируются такие программы на межгосударственном и государственном уровнях. 5-7 лет, а порой и более может составлять длительность их реализации. Не случайно мы выделили их, раскрывая такую тему, как классификация проектов. Управление проектами этого вида очень сложное, поскольку оно требует учета множества факторов. Следующие черты присущи им: - наличие множества разных исполнителей, которые специализируются на различных видах работ, а значит, существует необходимость координировать их действия; - обязательный учет социальных и экономических условий реализации данного проекта в конкретном месте и в конкретное время; - выделение в самостоятельную фазу разработки его концепции; - обновление на разных стадиях реализации изначального плана проекта; - учет его уникальности и специфики; - необходимость разработки разных планов его реализации - как оперативных, так и стратегических; - обязательный учет вероятностного характера различных показателей и риска; - постоянный мониторинг данного проекта, а также обновление его элементов. Классификация по длительности Рассматривая тему "Классификация проектов и их виды", следует отметить, что по длительности можно их разделить на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Краткосрочные (до 2 лет) характеризуются тем, что заказчик заинтересован в самом быстром завершении данного проекта, поэтому он охотно увеличивает его фактическую стоимость. Максимально сокращается при этом отчетность, минимальное число подрядчиков вовлекается в работу, используются самые простые графики реализации, на одно лицо возлагается ответственность, а изменения в ходе осуществления являются минимальными. Проекты средне- и долгосрочные не имеют таких особенностей.
-------------------------------------------------------------