Обсуждение регламента переговоров часто представляется как вопрос чисто технический или в лучшем случае - протокольный. Предполагается, что главное - это договориться по существу вопросов, а формальности согласуют технические службы. На самом деле выработка регламента - это существенная часть переговорного процесса, не менее важная, чем обсуждение предмета переговоров. Заметим, что обсуждение и согласование основных проблем могут вообще не состояться, если не будет выработано общее понимание по регламенту.
В регламенте обычно выделяется несколько смысловых частей.
- Преамбула регламента. Это констатация общей цели переговоров, которая должна безусловно определяться взаимным соглашением. Полное или частичное признание целей сторонами свидетельствует о намерении к согласию. Даже при условии расхождений во взглядах партнеры формулируют в виде общего меморандума свое желание хотя бы прояснить разногласия. Полное неприятие целей свидетельствует о размежевании. Отсутствие соглашения по целям делает переговорный процесс бессмысленным.
— Соглашение относительно участников. Это следующая важная часть регламента. Субъекты переговоров договариваются об уровнях представительства и нередко о персональном составе делегаций, которые будут участвовать в переговорах. При необходимости специально оговариваются вопросы участия групп экспертов.
- Сроки проведения переговоров. Могут быть определены в том случае, если собрана вся важная для обсуждения предмета переговоров информация. Время проведения переговоров обязательно планируется и согласовывается со всеми участниками переговоров.
Если с самого начала не обсуждается запланированное время проведения переговоров, вполне возможны неожиданные требования или просьбы о переносах, прерывании переговорного процесса в самый неподходящий, с точки зрения одной из сторон, момент.
- Формулировки санкций.Регламент включает в себя эту позицию как реакцию на нарушение его требований. Это могут быть меры правового, дисциплинарного, экономического или иного характера, вплоть до прерывания переговоров с ответственностью за последствия виновной стороны.
- Диспозиция: согласование места и времени переговоров. Постоянная диспозиция квалифицирует переговоры как непрерывный процесс во времени и пространстве, переменная диспозиция может регламентировать переговоры в виде нескольких раундов с изменением или без изменения места переговоров.
- Процедурные правила переговоров. В их числе могут быть правила, определяющие порядок ведения переговоров, заслушивания сообщений и введения экспертных оценок. Обсуждение и принятие правил ведения переговоров имеет большое значение для обеспечения их успеха. Формулируя правила, важно суметь предвидеть возможные деструктивные моменты, которые могут возникнуть в ходе обсуждения. Принятие правил ведения переговоров еще не является гарантией их тщательного соблюдения. Тем не менее, это все-таки средство управления ходом переговоров.
- Договоренность между сторонами о степени открытости переговорного процесса.Эта информационная составляющая регламента включает в себя взаимное обязательство давать или не давать интервью представителям прессы до окончания или после окончания переговоров, с согласия или без согласия другой стороны, характер совместного коммюнике, совместные пресс-релизы и др.
Безупречное выполнение всех статей согласованного сторонами регламента также является одной из важных предпосылок успешности переговоров.
СОГЛАСОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ
При определении повестки дня переговоров трудность заключается в том, чтобы добиться от участников четкой формулировки проблемы, которую каждый из них хотел бы обсудить. После определения главной темы переговоров определяются и другие наиболее важные вопросы для обсуждения.
Следует иметь в виду, что не все требования и притязания одной стороны могут быть приняты другой стороной в качестве предмета для обсуждения. Известно, что всякое прямое заявление об общезначимости своих собственных притязаний в качестве предмета для обсуждения обыкновенно наталкивается на такой же прямой отказ со стороны партнера.
Пока происходят поиск и отбор тем для переговоров, важно временно отказаться от всяких оценок мнения какой-либо из сторон. На данном этапе главное состоит в том, чтобы все вопросы и темы, к которым проявили интерес договаривающиеся стороны, привести в логическую последовательность. Только после этого вносятся окончательные предложения с обеих сторон о темах переговоров, и определяется очередность их обсуждения.
На основании совместно составленного списка тем стороны оперативно выясняют, какие пункты (вопросы) повестки дня должны быть рассмотрены обстоятельно, а какие - в более быстром темпе. Хотя обе стороны участвуют в составлении окончательного варианта повестки дня переговоров, очень важно не превратить этот документ в догму, которая может связать их, лишить способности маневрировать.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА
Информационная подготовка предполагает получение знаний обо всем том, что касается будущих переговоров. В этом плане важное значение имеют три задачи: изучение предмета переговоров, сбор информации о партнере (партнерах) по переговорам, а также о внешней среде, в которой будут проходить переговоры.
Изучение предмета переговоров требует серьезной, тщательно спланированной и систематизированной работы по сбору информации и формированию банка данных по изучаемой проблеме. Где искать такие данные? В зависимости от характера исследуемой проблемы источники информации для банка данных могут быть разными.
Легальные источники информации. Это все опубликованные материалы по данному вопросу, найти которые можно в газетах, журналах, книгах, рекламе, в сети Internet. К ним относятся и не опубликованные сведения, которые можно почерпнуть из архив ных документов, из разговоров с информированными субъектами, из общения с партнером по переговорам.
Полулегальные источники. Носителями такой информации могут быть работники близких структур. Получение этой информации связано с ее оплатой и сохранением источника в тайне. Передача самой информации незаконна.
Конфиденциальные источники. Это носители информации, обладающие ею по долгу службы. Получение ее связано или несвязано с оплатой, но имя источника сохраняется в тайне. Передача этой информации относительно законна.
Нелегальный путь добывания информации. Это тайное похищение документов из мест их хранения или дублирование их там же.
На наш взгляд, сбор информации о партнере намного более сложная задача по сравнению со сбором информации о предмете переговоров. Понятно, что необходима не вся информация об этом человеке, а та, которая будет полезна в ходе переговоров. Другой вопрос, как определить, какая именно информация о партнере по переговорам будет необходима, а это достаточно сложно и далеко не однозначно.
Следует отметить, что основная нагрузка по сбору необходимой информации о партнере ложится на другого участника переговоров в периоды предварительных контактов, а также уже в ходе начавшихся переговоров. Здесь существует ряд универсальных правил. К их числу относятся такие, как умение грамотно задавать вопросы, умение внимательно слушать ответы и наблюдать за особенностями невербального поведения партнера.
В случаях, когда информация труднодоступна и явно недостаточна, может быть применен метод псевдо переговоров. Он означает, что доверенным лицам предлагают начать "переговоры", которые на самом деле таковыми не являются. При их проведении отрабатывают наиболее важные аспекты будущих настоящих переговоров, выясняют подробную информацию о партнере и его поведении по широкому кругу вопросов предстоящих переговоров, но в конечном итоге блеф-переговоры "срываются".
Под внешней средой, изучение которой необходимо в порядке подготовки к переговорам, понимается: политическая обстановка в странах, гражданами которых являются участники переговорного процесса; ситуация на рынке; законы и положения, регламентирующие тот или иной вид деятельности; налоговое и таможенное законодательство и т. п. Обычно такую информацию готовят консультанты и эксперты.
Особое значение имеет информация о фирме партнера по переговорам. Источники те же, что были названы ранее, плюс возможности, связанные с посещением самой фирмы, которое можно организовать как лично, так и через подставных лиц.
Из изложенного выше может создаться впечатление, что подготовка к переговорам, особенно в части сбора и обработки информации, представляет собой своего рода разведывательную деятельность. В сущности так оно и есть. И именно так к этому следует относиться. И вести эту работу необходимо, скрупулезно соблюдая законы своей страны и страны партнера по переговорам, если он иностранец.