Источники:
Основы законодательства РФ “Об архивном фонде Российской Федерации и архивах”// Отечественные архивы . 1993. № 5.
Указ Президента РФ “Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о государственной архивной службе России// Там же. 1994. № 3.
Литература:
Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Там же. 1996. № 4.
Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: современный этап// Секретарское дело. 1998. № 1.
Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях // Отечественные архивы. 1996. № 6.
Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации// Там же. 1994.№2.
ТЕМА 2.
АНАЛИТИКО - СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА РЕТРОСПЕКТИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
| ВАША ЦЕЛЬ: | Изучить проблемы описания документов и получить практические навыки составления информационных характеристик документов и дел. |
| ВАША ЗАДАЧА: | Провести описание дел (документов) конкретного фондообразователя. В процессе описания выявить и зафиксировать на карточках все информационные характеристики дела, в том числе отредактировать или составить заново заголовки дел и аннотации документов. |
Понятие об описании документов и дел.
Организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии этапов классификации, идет сверху вниз: от Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.
Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.
Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов.
| Описание документов и дел - это ... (дайте определение) |
Описание дел - это обязательное условие составления всех видов справочников о составе и содержании архивных документов.
Этапы и способы описания.
Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.
Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:
в делопроизводстве учреждений
в ведомственных архивах
и государственных архивах
Описание - первый шаг в создании архивной описи.
Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.
Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.
А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.
Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.
В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
2.3. Информационные характеристики документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела являются :
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре ;
- заголовок дела ;
- крайние даты ;
- количество листов ;
- архивный шифр.
Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)
Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)
Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.
Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.
Знайте :
Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...
Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.
Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...
Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :
(укажите, как поступают в таком случае)...
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр - это (дайте определение):
Элементы заголовка дела.
Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.
Заголовки бывают 3-х типов : простые, обобщенные, сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов (укажите последовательность элементов заголовка):
Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.
Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.
Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.
| Реквизиты документа | Признаки заведения дел | Элементы информации заголовка | Критерии экспертизы ценности | Признаки классификации дел внутри фонда |
| вид документа | номинальный | вид документа, вид дела | Вид документа | номинальный |
| автор | авторский | Автор | Фондообразователь, авторство | авторский |
| адресат | корреспондентский | Корреспондент | корреспондент | корреспондентский |
| заголовок | предметно-вопросный | Содержание | содержание | предметно-вопросный |
| место | географический | Территория | место события | географический |
| дата | хронологический | Время | дата события | хронологический |
Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.
Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.
Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.
Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.
Помните : Понятие “материалы” применяется (впишите, когда применяется понятие):
Понятие “дело” применяется при описании личных дел (укажите , когда):
Понятие “переписка” применяется (укажите, когда):
После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА