Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания документа, его обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или на предприятии. Управление ЭДО – организация движения документов между подразделениями и предприятием или организацией, группами пользователей или отдельными пользователями.
СЭД обеспечивает:
1. Процесс создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях
2. Контроль над потоками документов в организации.
К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация документов и обеспечение безопасности данных.
Основные типы программ:
- «коробки» - коробочное решение типового варианта, подходящий для большинства организаций, который уже в определенных рамках можно наст. под требования заказчика
- «конструкторы» - состоят из различных модулей и в значительно большей степени настроены под нужды организации
Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM — система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.
ВОПРОС 15. Общее состояние и основные тенденции развития рынка СЭД в России. Краткая характеристика основных систем документооборота, представленных в России
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. На фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.
Основные тенденции:
1) Автоматизация управления ДО;
2) Сближение автоматизированного общего документа со смежными информационными системами;
3) Рост востребованности СЭД;
4) Организация на основе СЭД единого информационного пространства;
5) Увеличение доли проектов, основанных на портальных и мобильных технологиях;
6) Тенденция к удешевлению СЭД и удорожанию док.услуг.
ВОПРОС 16. Международные стандарты в области работы с ЭДО. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.
Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.
Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.
- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.
- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.
-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.
MoReq может применяться в следующих целях:
- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;
- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;
- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;
- академическими институтами - как учебный ресурс;
- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.
ВОПРОС 17. Общие положения, классификация СЭД. Назначение. Основные свойства.
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.
Основные принципы электронного документооборота
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.
· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Классификация СЭД
1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
· стандартный набор функций;
· низкие временные затраты на приобретение и установку;
· относительно низкая стоимость;
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
· максимально персонифицированная система;
· большие временные затраты;
· высокая стоимость разработки;
3. Комбинированные СЭДО:
· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
· полное соответствие нуждам предприятия;
· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
· передача заказчику прав на продукт;
· простота освоения и использования;
· удобный интерфейс;
Основные свойства СЭД
- Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)
- Высокая степень интеграции с прикладным ПО.
- Особенности хранения документов.
-Разграничение доступа.
- Отслеживание версий и подверсий документов.
- Наличие утилит просмотра документов различных форматов.
- Аннотация к документам
- Поддержка различных программ