Эффективность организации

Эффективность организаций
Каждый человек в течениевсей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в организациях илипри их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступаютв многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организацийповсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций безлюдей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.
Организация — сложныйорганизм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы иограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободноетворчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организацийесть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются,когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Ониперестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когдаоказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организацийи закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективноиспользовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.
Сущность организаций неможет быть сведена лишь к формальным структурам или потокам информации, к механическимвзаимодействиям или исполнению команд. Упрощенный подход к функционированиюорганизаций, однобокость в интерпретации их базисных элементов и свойств непозволяют в полной мере использовать их потенциал. Наряду с традиционнымиэкономическими критериями оценки деятельности организаций, основанными наизмерении эффективности использования ресурсов, на первый план выходят«неосязаемые» измерители: интеллектуальный капитал, удовлетворенностьпотребителя, социальная прибыль, организационная культура. Во многих случаяхтакие критерии лучше свидетельствуют о будущих результатах, чем финансовыепоказатели.
С общественной точки зрения эффективность представляет собой степеньдостижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов.Какими бы ни были основные или производ­ные цели, структура организации и еедеятельность, организацион­ные изменения должны оцениваться по ихэффективности. Наряду с этим целесообразно ввести понятие производительности, означающей максимизацию организацией своихцелей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительностьвзаимосвязаны, но вместе с тем существуют и определенные отличия.
Известно немало случаевэффективной, но непроизводительной деятельности. Если, например, издержки,связанные с загрязнением воздуха и воды, включаются в баланс доходов и расходоворганиза­ции, от которой зависит это загрязнение, то цена продукции будетнастолько высока, что может быть принято решение о прекращении ее потребления.Другим примером может служить монополия, кото­рая очень эффективна в достижениицели максимизации прибыли путем непроизводительного использования ресурсов.
Таким образом, рассмотрениеэффективности с точки зрения це­лей и ресурсов концентрируется на двухусловиях: достижение цели является необходимым условием производительнойдеятельности ор­ганизации, и производительное использование ресурсов являетсяне­обходимым, но недостаточным условием для эффективности. Эти два моментаотражают материальную заинтересованность общества в ре­зультатах деятельностиорганизации.
Руководители несутответственность за результаты деятельности организации. Эта ответственность исвязанные с ней полномочия вытекают из материальной заинтересованности техобщественных групп, которые предоставляют для организации ресурсы. Например,собственники имущества предоставляют ресурсы предприниматель­ским организациям,а налогоплательщики — правительственным ор­ганизациям. Конечно, эти две группымогут иметь заинтересованность в одной и той же организации или же делить эту заинтересованностьс другими группами. Консорциум спутниковой связи, например, явля­ется примероморганизации, которая находится на обеспечении как владельцев акций, так иналогоплательщиков; государственный уни­верситет находится на обеспеченииналогоплательщиков и студентов, оплачивающих обучение. Таким образом,руководители организаций тесно связаны с обществом и в конечном счетеответственны перед теми его группами, которые вкладывают ресурсы в организацию.
Было быупрощением утверждать, что эффективность организа­ционной структуры каким-тообразом связана со способом, которым общество достигает своих целей посредствомиспользования ограни­ченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, какруково­дители могут узнать, когда и при каких обстоятельствах их организа­циидействуют эффективно. Действительный процесс оценки эффек­тивности организациизначительно сложнее, чем представляется на первый взгляд. Очевидно, чторуководители должны управлять орга­низацией таким образом, чтобымаксимизировать достижение целей при производительном использовании ресурсов.Но проблема состо­ит в том, как этого добиться.
Под эффективностьюуправления следует понимать создание благоприятных условий для достиженияколлективом предприятия высоких результатов в обусловленные сроки с наименьшимизатратами.
В дореформеннойцентрализованной системе управления категория эффективности управления неотделялась от показателей эффективности производства. Последние приводились кзатратам на управление (заработной плате или управленческим расходам) и такимобразом связывались с результатами труда управленческих работников.
Принципиальное значение дляоценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения илиопределения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один изподходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями,характеризующими эффективность организационной структуры эталонного вариантасистем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован сиспользованием всех имеющихся методов и средств проектирования системуправления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных.Может применятся также сравнение с показателями эффективности ихарактеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона,определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационнойструктуры.
Часто вместо методовиспользуется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемойи проектируемой системой, а также отдельных её подсистем и принимаемыхпроектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления,основанная на использовании количественно- качественного подхода, позволяющегооценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.
Эффективность управленияотражает результативность обеспечения социально-экономического развитияпредприятия. В этой связи эффективность управления проявляется в достигнутыхпоказателях результативности всей деятельности предприятия.
Эффективность,как показатель результативности, предполагает соизмерение затрат с результатом.В качестве последнего рассматри-вается прибыль какконечный результат деятельности, а в качестве затрат — основныепроизводственные фонды и оборотные средства. Однако резельтат,как экономическое понятие, шире такого толкования. Результат имеетмногообразные проявления.
Так, Д.Скотт Синк рассматривает 7 различных результатов:
— действенность;
— экономичность;
— качество;
— прибыльность;
— производительность;
— качество трудовой жизни;
— внедрение новшеств;
При этомпод действенностью понимается степень достижения системой поставленных передней целей, степень завершения «нужной» работы.
Дляоценки действенности используются три критерия:
a) качество- делаем ли мы продукцию, свойства которой
    соответствуют определенным требованиям;
б) количество- делаем ли мы нужную для потребителей
    продукцию в объемах, обусловленныхдоговорами о поставках;
в) своевременность- выполняем ли мы договорные сроки поставки
    продукции.
Экономичность  отражает степень использования ресурсов. Этотпоказатель является измерителем результативности организационной системы вотношении затрат.
Качествосвязано с понятием качественных признаков, которые отражают конкретныесвойства, закладываемые в продукт при его создании.
Прибыльностьпредставляет собой соотношение между валовым доходом и суммарными издержками.
Эффективностьможет оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Один руководительопределяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее втаких понятиях, как кон­курентоспособность, престиж в деловом мире или в глазахобщест­венности, расширение предприятия. Или, например, президент ком­пании,преследуя цели снижения себестоимости, завоевания рынка или получения прибыли,направляет ее деятельность по достижению поставленных целей такими методами,которые приводят к возник­новению у подчиненных проблем морального характера,что в конеч­ном счете наносит ущерб предприятию. Какими бы критериями ниизмерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любойорганизационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерияэффективности зависит от конкретных усло­вий функционирования, назначения истратегии организации, при­чин осуществляемых изменений.
Опираясьна теорию систем, эффективность можноопределить и измерить в пределах, которые являются значимыми для руководи­телейорганизаций как частных предпринимательских, так и госу­дарственных. Исходя изэтой теории как основы для выбора крите­риев эффективности организационнойструктуры, можно рассмот­реть широкий спектр подходов к ее исследованию иизмерению и на этой основе представить общую модель эффективности организаци­оннойструктуры.
Вконтексте теории систем организация рассматривается как один из элементов системы,которые взаимодействуют друг с другом. По­ток вводимых факторов производства(затраты) и выхода продукции (выпуск) является ключевым отправным пунктом вописании орга­низации. В простейшей форме организация черпает ресурсы (вводимыефакторы производства) из большей системы (внешней среды), обрабатывает этиресурсы и возвращает их в измененной форме (вы­ход продукции). На схемепредставлены основополагающие элемен­ты организации как системы (рис. 1).Организация использует свои ресурсы производительно для обеспечения выпускапродукции. Ее существование зависит от того, насколько она удовлетворяет по­требностиобщества. Если организация перестает удовлетворять эти потребности, онастановится неэффективной.

ПРОЦЕСС
Выход продукции (выпуск)
Вводимые факторы производства (затраты)
Внешняя среда (условия)

              Рисунок 1  Взаимосвязь элементов системы
Понятие организации каксистемы, которая соотносится с боль­шей системой, включает категорию обратной связи. Организация за­висит отусловий внешней среды, определяющих не только вводимые факторы производства(затраты), но и выход произведенной продук­ции (выпуск). Поэтому она вобязательном порядке использует сред­ства регулирования рыночного спроса.Средствами регулирования выступают каналы информации, которые позволяюторганизации изу­чать спрос. В предпринимательских организациях изучение рынкаяв­ляется важным механизмом обратной связи. В более общем смысле, обратнаясвязь — это динамический процесс, с помощью которого любой организм познаетопытным путем внешнюю среду. Обратная связь относится к информации, котораяотражает результат действий индивидуума, группы или организации. Теория системподчеркивает значение реагирования на содержание информации, поступающей врезультате обратной связи.
Системный подход заостряетвнимание на двух важных сообра­жениях: а) в конечном счете выживаниеорганизации зависит от ее способности адаптироваться к требованиям внешнейсреды и б) об­щий цикл «вводимые факторы—процесс—выход продукции» должен быть вцентре внимания ее руководителей. Критерий оценки резуль­тата функционированиядолжен отражать эти условия обеспечения эф­фективности.
Эффективность следуетопределять через оптимальный баланс между различными видами деятельности поприобретению и исполь­зованию ресурсов. Деятельность организации, котораяопределяет ее функционирование, охватывает:
1) приобретение ресурсов;
2) произ­водительноеиспользование вводимых факторов  
    производства по от­ношению к выходупродукции;
3) производство товаров илиуслуг;
4) целесообразное выполнениетехнических и административных
    за­дач;
5) инвестирование ворганизацию;
6) подчинение правилам по­ведения;
7) удовлетворениеразнообразных интересов отдельных лю­дей и их
    групп;
Каждый из этих видовдеятельности направлен на под­держание цикла «вводимые факторы—процесс—выходпродукции» и приспособление к внешней среде.
Согласно теории систем,эффективность организации определя­ется тем, в какой мере она достигаетоптимума взаимоотношений во всех видах деятельности. Эффективность представляетсобой состав­ляющую ряда видов деятельности, охватывающих цикл «вводимыефакторы — процесс — выход продукции» и адаптацию к внешней среде. В своюочередь, каждый компонент (структурное подразделение) ком­мерческой фирмы —будь то производство, сбыт, управление персона­лом, снабжение,проектно-конструкторские работы, исследования и развитие — может бытьпредставлен в виде системы со своими вводи­мыми ресурсами, процессом,адаптационной деятельностью, которые должны оптимизироваться для достиженияобщей организационной эффективности.
Оценка эффективностиявляется важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющимопределить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемыхпроектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболеерационального варианта структуры или способа её совершенствования.Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадиипроектирования, при анализе структур управления действующих организаций дляпланирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.
Комплексный набор критериевэффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценкиеё функционирования:
по степени соответствиядостигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственнойорганизации;
по степени соответствияпроцесса функционирования системы объективным требованиям к его содержаниюорганизации и результатам.
Критерием эффективности присравнении различных вариантов организационной структуры служит возможностьнаиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления приотносительно меньших затратах на её функционирование.
Обобщение проведенных вразных странах теоретических и иссле­довательских разработок выявилозначительное разнообразие концеп­ций и измерителей организационнойэффективности. Это разно­образие отражает неодинаковые подходы и точки зренияпо поводу того, что представляет собой эффективность. Вместе с тем можно ут­верждать,что обобщенное понятие эффективности включает в себя ряд известных и четкоопределенных составляющих. Поддержание оптимального баланса между ними —первейшая задача руководи­телей организаций.
Современный уровень анализаорганизационной эффективности предусматривает учет фактора времени, когдаорганизация рассмат­ривается как элемент большей системы (внешней среды). Вовремен­ном отрезке организация принимает, перерабатывает и возвращает ре­сурсыбольшей системе. И соответственно окончательная проверка организационнойэффективности состоит в том, может ли организа­ция поддерживать себя во внешнейсреде. Поэтому выживание явля­ется предельной или долгосрочной меройорганизационной эффективности. Однако руководители и все, кто заинтересован всущество­вании организации, должны пользоваться индикаторами, позволяю­щимиоценить вероятность ее выживания. Это могут быть, например, индикаторыкраткосрочного действия, включающие измерения про­изводительности, производстваи удовлетворения. Существуют также другие индикаторы, которые называютсяпромежуточными. В данном же случае речь идет о двух критериях — адаптивности иразвитии. Вза­имосвязь между этими критериями эффективности и фактором вре­менипредставлена на рис. 2.
Для всехклассификаций справедливо то, что число краткосроч­ных, промежуточных идолгосрочных критериев может быть увеличе­но или сокращено. Рассмотрим главныеиз них.
Производство.В данном контексте производство отражает способ­ность организации выпускатьтакое количество продукции и такого качества, которое требует потребительскийрынок. Показатели про­изводства включают прибыль, объем продаж, долю на рынке ит. п. Эти критериальные показатели относятсянепосредственно к тому вы­пуску продукции организации, который потребляетсяпокупателями и клиентами.
Производительность.Данный показатель определяется в обычном смысле как отношение выпускапродукции к вводимым ресурсам. Этот критерий краткосрочного действиясосредоточен на всем цикле «вво­димые факторы – процесс -  выпуск продукции», однако акцент сделан наэлементах «вводимые факторы» и «процесс». Показатели эффек­тивности включаютуровень отдачи на капитал или фонды, единицу стоимости, отходов и потерь,простоев. Показатели производитель­ности обязательно должны выражаться в формепропорции: прибыль (стоимость или выпуск продукции), отнесенная ко времени.

Долгосрочные
Промежуточные
Краткосрочные
(Время)
Выживание
Адаптивность
Развитие
Производство
Производительность
Удовлетворение
(Критерии)

           Рисунок  2  Критерии эффективности и время
Удовлетворение.Рассмотрение организации как общественной системы предполагает, чтоопределенное внимание должно уделяться выгоде, получаемой ее членами,покупателями и клиентами. Органи­зационная структура эффективна, если онаспособствует достижению ее целей при минимальных нежелательных последствиях илииздерж­ках. Для работника, например, эффективная организационная струк­тура —это структура, которая не допускает потерь или ошибок и обес­печиваетудовлетворенность работой, имеет четкие линии подчинен­ности и распределенияответственности, позволяет принимать учас­тие в решении проблем, придаетуверенность в будущем, предостав­ляет определенный, статус и возможности дляслужебного роста и обес­печивает престижный уровень заработной платы.
Адаптивность.Данный показатель можно представить как уро­вень, при котором организацияреагирует на изменения ее внутрен­ней и внешней среды. Адаптивностьрассматривается здесь как про­межуточный критерий, более абстрактный, чемуровень производ­ства, производительность или удовлетворение. Этот критерийотно­сится к способности руководителя воспринимать изменения как внешней, так ивнутренней среды организации. Низкая эффектив­ность организации, проявляющаясяв достижении недостаточного уровня производства, производительности иудовлетворения, сигна­лизирует о необходимости внести изменения в практику истрате­гию управления. Внешняя среда может потребовать выпуска другой продукцииили предоставить другие ресурсы, тем самым вызвав не­обходимость изменений. Низкийуровень адаптивности, при кото­ром организация не может или не хочетприспосабливаться к изме­нениям внешней среды, означает угрозу ее выживанию.
Вотличие от краткосрочных критериев эффективности не суще­ствует специальных иконкретных показателей измерения адаптив­ности. Организация управления можетспособствовать проведению политики, которая поддерживает готовность кизменениям; суще­ствует также определенная практика управления, которая вслучае применения обеспечивает необходимый уровень адаптивности.
Развитие.Его цель состоит в повышении способности организа­ции выживать в длительнойперспективе. Традиционные попытки проведения технической и организационнойреконструкции вклю­чают программы обучения управленческого и инженерно-техничес­когоперсонала, однако весьма важно расширять сферу развития ор­ганизации за счетвключения ряда психологических и социологиче­ских подходов.
Введениефактора времени позволяет говорить обэффективности в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе. Например, можнооценивать определенную организацию как эффективную с точки зре­ния такихпоказателей, как уровень производства, удовлетворение и производительность, нокак неэффективную при использовании показателей адаптивности и развития.Производитель определенных товаров может быть очень продуктивен в краткосрочнойперспекти­ве, но у него может быть мало шансов на выживание. Таким обра­зом,когда речь идет об оптимальном балансе, то имеется в виду и сбалансированностьдеятельности организации во времени.
Другим аспектом оптимальногобаланса является обеспечение необходимой взаимосвязи между критериями в рамкахопределенно­го периода. Не существует фиксированной взаимосвязи между уров­немпроизводства, удовлетворением и производительностью. Ни тео­ретическиеисследования, ни реальная практика не дают оснований утверждать, что уровеньпроизводства и удовлетворение тесно связа­ны. Эти два показателя могутизменяться в одну или в разные сторо­ны в зависимости от обстоятельств. Поэтомуруководителю важно рас­познать необходимость определения потенциальнойвзаимосвязи по­казателей, прежде чем проводить политику воздействия на них.
Известно, что чем отдаленнеебудущий период, тем более нео­пределенными являются показатели. Прогноззавтрашних событий более определен, чем прогноз событий будущего года.Естественно, что и показатели производства, удовлетворения и производительно­стиотносительно более конкретны, определенны, доказательны и объективны, чемпоказатели адаптивности и развития. Это означа­ет, что значительно проще определитьотносительную организаци­онную эффективность, используя краткосрочные, а недолгосроч­ные критерии.
                                        Литература
1. МильнерБ.З.  “Теория организации ”.
                               Учебник, Москва, ИНФРА-М, 2004.
2. Д.М. Крук, О.А. Дейнеко, Р.А. Громова “Основы управленияпроизводством”
Учебник длястудентов экон. спец. ВУЗов, -  М.: Экономика, 1998.
3. А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева. “Управлениеорганизацией”
                               Учебник, Москва, ИНФРА-М, 2005.