Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы. Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов. Раздел 1 "Общие положения" устанавливает: - сферу распространения инструкции; - ответственность за ее несоблюдение; - подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях; - нормативно-методическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются: - виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; - общие правила подготовки и оформления документов; - правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; - порядок изготовления и размножения документов; - правила оформления и заверения копий и приложений; - порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; - порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа. Раздел 2 "Документооборот" включает: - порядок приема, обработки, распределения входящих документов; - правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; - основные инстанции движения документов; - порядок подготовки и отправки исходящих документов; - порядок учета объема документооборота. В разделе 3 "Регистрация документов" устанавливается: - порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; - формы и методы регистрации; - правила индексации документов. Раздел 4 "Организация справочной работы" включает: - принципы построения информационно-справочной работы в организации; - описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.); - порядок систематизации и классификации справочной информации; - технологию информационно-поисковой работы. В разделе 5 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются: - категории документов, подлежащих обязательному контролю; - порядок их постановки на контроль; - технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); - обязанности исполнителей; - типовые сроки исполнения; - порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; - порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине. Раздел 6 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит: - правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации; - правила формирования в дела отдельных категорий документов; - порядок разработки и использования номенклатуры дел; - порядок систематизации и индексации дел. В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают: - порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения); - правила подготовки дел к хранению; - требования к описанию и оформлению дел; - порядок передачи дел в архив. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов. К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.