Особенности оформления дел по личному составу

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.В состав личного дела входят следующие документы:- внутренняя опись документов;- анкета или личный листок по учету кадров;- автобиография (резюме);- копии документов об образовании;- копии документов об утверждении в должности;- характеристики или рекомендательные письма;- трудовой контракт (договор);- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;- дополнение к личному листку по учету кадров;- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты (рис. 4).Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не поме-щаются.Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:- наименование организации (подведомственность не указывается);- номер личного дела;- фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);- дата начала личного дела (день поступления);- дата окончания личного дела (день увольнения);- количество листов (указывается из листа — заверителя дела);- срок хранения.Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор.