Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами

Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой. Техническое оснащение рабочего места Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии. Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации. Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет. Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц. Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д. Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение. Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место — «компьютерный уголок». Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами. В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий). В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования. Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой. Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации. Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа. Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря: - средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п. ; - средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка); - средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов; - средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф; - средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем; - копировальные средства и аппараты; - шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; - офисная мебель и оборудование. Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.