Какие основные признаки и свойства документа?
137
0
2 минуты
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств
(отличительных качеств). Принято выделять несколько основных
свойств документа, которые характеризуются соответствующими
признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.
Юридическая сила документа - свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для
каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е.
обязательных элементов оформления документов: наименование
организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный
номер документа, гриф утверждения, печать и др. Признаком оригинала
является его уникальность. Важнейшим признаком для классификации
документов является его содержание. Служебные документы могут
подразделяться: по административным вопросам;
материально-техническому снабжению; планированию; оперативной
деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке
кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т. д. По
степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.
Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в
сложных освещается несколько вопросов. По степени гласности
различают документы открытые (несекретные) и документы с
ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают
разной степени секретности: совершенно секретные, секретные,
документы для служебного пользования (ДСП), с грифом
"конфиденциально". По юридической силе документы подразделяют на
подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и
недействительные. Недействительным документ становится в результате
истечения срока действия или отмены его другим документом. По
срокам исполнения документы классифицируются на срочные и
несрочные.
Срочными являются документы со сроками исполнения,
установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также
телеграммы и другие документы с грифом "срочно". По происхождению
документы классифицируют на служебные, подготовленные на
предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением
жалоб, предложений, просьб). По срокам хранения документы делятся
на документы временного и постоянного срока хранения. Документы
временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со
сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности
документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о
производственной и иной деятельности организаций, и директивные -
обязательные для исполнения, носящие характер юридической или
технической нормы. По степени унификации различают документы
индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в
виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются
конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми
являются документы, создаваемые вышестоящими органами для
организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончательном оформлении документа в
зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны,
т. к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят
ориентировочный характер и используются для составления и
оформления документов по аналогии. Анкета - способ представления
унифицированного текста, при котором постоянная информация
располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ
в процессе его составления в правую часть листа. Таблица -
документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках
граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или
словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Понравилась работу? Лайкни ее и оставь свой комментарий!
Для автора это очень важно, это стимулирует его на новое творчество!