Методика проведения экспертизы ценности документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются, две задачи: - отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения (свыше 10 лет); - выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы. Сдача дел в ведомственный архив (архив организации) проводится через год после окончания их делопроизводством. Важнейшим условием при проведении экспертизы ценности любых категорий документов является принцип всесторонности и комплексности изучения документов. Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе: одни документы дополняют другие; могут быть документы с повторяющимся содержанием; информация, содержащаяся в одних документах, поглощается другими документами и т. п. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. К важнейшим критериям относится значимость организации или лица в жизни общества, в результате деятельности которых созданы документы. Критерий оценки происхождения документов позволяет разделить все учреждения, предприятия и организации примерно на 3 группы. К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Вторую группу составляют организации местного значения. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно. Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы. К главным критериям экспертизы ценности относится также критерий содержания документа и поглощенность содержания. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Группу второстепенных критериев составляют критерии внешних особенностей документов: - подлинность, - копийность, - особенности передачи текста, - внешний вид, - физическое состояние документа. Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов: - руководства; - планирования; - финансирования; - контроля работы организации; - деятельности подведомственных организаций; - результатов этой работы. Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: - постоянного; - длительного (свыше 10 лет); - временного (до 10 лет включительно). Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПЛ просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение. В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек. Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Составление акта и уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации. Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).