Контроль исполнения документов и поручений
140
0
2 минуты
Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела,
задания. В контроле выделяются два аспекта: - контроль по существу
решения вопроса; - контроль сроков исполнения задания. Контроль по
существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно
ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту
сторону контроля осуществляет руководитель (организации или
отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация
путем проверок, отчетов, ревизий и т. д. Сроковый контроль - вид
делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе
документационного обеспечения управления. Все документы, требующие
исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Контроль
исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на
карточках. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих
документов - с даты их поступления. Сроки исполнения документов
могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения
некоторых категорий документов определены действующим
законодательством. Например, для исполнения обращений граждан
установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для
обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15
дней. В Приложении 10 к ГС ДОУ дан Перечень типовых сроков
исполнения документов. Им нужно пользоваться, составляя инструкцию
по делопроизводству организации. В документах, поступивших от
вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки
исполнения. В распорядительных документах срок исполнения
указывается по каждому пункту.
На документах, рассмотренных
руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены
длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В
таком случае необходимо разделить поручение на этапы и
контролировать выполнение задания поэтапно. Первый этап контроля
исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы,
секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Устные
поручения руководства записывают на регистрационную карточку в
произвольной форме. На документе, поставленном на контроль, в
правом верхнем углу ставится отметка о контроле (реквизит 1 9) в
виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель - напоминание исполнителю
о том, что документ контролируется. Второй этап - проверка хода
исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все
существенные моменты хода исполнения документа: передача документа
из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение
сроков исполнения. Все перемещения документа должны идти только
через секретаря. Помимо текущего контроля секретарь должен вести
предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня
предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок
исполнения документа. Документ считается исполненным, когда решены
поставленные в нем вопросы и/или кор-респонденту дан ответ по
существу. Третий этап - снятие документа или задания с контроля.
Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении
документа и направлении его в дело. На обратной стороне карточки
пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел
исполненных документов. Контроль исполнения исходящих документов
ведется исполнителями, которые готовили эти документы и
заинтересованы в получении ответа.
Понравилась работу? Лайкни ее и оставь свой комментарий!
Для автора это очень важно, это стимулирует его на новое творчество!