Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? какие разновидности писем?

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций. Письмо должно быть однопредметным, т. е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:- постоянные реквизиты бланка письма:- эмблема (0 3);- наименование организации (0 6);- справочные данные (0 7);- код ОКПО (0 4);- переменные реквизиты бланка письма:- дата (0 9);- регистрационный номер (10);- ссылка на регистрационный номер и дату документа (1 1)1;- адресат (1 4);- заголовок (1 7);- текст (1 9);- отметка о наличии приложения (20)2;- подпись (2 1);- отметка об исполнителе (2 6). Сопроводительное письмоСопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т. д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:Постоянные реквизиты бланка письма:- эмблема (0 3);- наименование организации (0 6);- справочные данные (0 7);- код ОКПО (0 4);- переменные реквизиты бланка письма:- дата (0 9);- регистрационный номер (10);- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3;- адресат (1 4);- заголовок (1 7);- текст (1 9);- отметка о наличии приложения (20)4;- подпись (2 1);- отметка об исполнителе (2б) 5)- Заголовок (1 7) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». - Текст (1 9) письма начинается с устойчивых языковых формул:Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Гарантийное письмоГарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:- постоянные реквизиты бланка письма:- эмблема (0 3);- наименование организации (0 6);- справочные данные (0 7);- код ОКПО (0 4);- переменные реквизиты бланка письма:- дата (0 9);- регистрационный номер (10);- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )6;- адресат (1 4)7;- заголовок (1 7);- текст (1 9);- отметка о наличии приложения (20)8;- подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (2 1);- печать (2 4)9;- отметка об исполнителе (2 6)10. - Заголовок (1 7) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». - Текст (1 9) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. . . . - Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма. Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации. Стиль переписки государственных организацийСтиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями. Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т. д.), т. к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение). Структура текстаТекст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения. Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т. д. В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т. е. излагается позиция автора. Особенности стиля переписки коммерческих организацийПоявление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому. . ., если возможно. . . и т. п. Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма. Нормы делового этикета при ведении перепискиОтветное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (2 1). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа - неделя. Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т. д.