Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Регистрация преследует три цели:- учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;- контроль их исполнения;- поиск документов.Процедура регистрации состоит из двух этапов:- проставление отметки на документе;- заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:- входящие документы;- исходящие документы;- внутренние документы.Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:- дата получения и входящий индекс (номер);- дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;- автор (корреспондент), то есть чей это документ;- заголовок (о чем документ);- резолюция (срок исполнения, исполнитель);- ход исполнения (отметки о контроле);- номер дела, куда подшит документ после исполнения.Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.Преимущества карточной формы регистрации:- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.